Administrativ assistent till Malmö konsthall - vikariat | Malmö kommun

Som administrativ assistent på Malmö Konsthall har du en varierad och bred roll där du fungerar som spindeln i nätet. Du ansvarar för den dagliga driften av bemanning av värdar i utställningshallen och ser till att deras arbete samordnas i dialog med enhetschef, projektledare och den pedagogiska verksamheten. I det dagliga arbetet ingår även översyn och underhåll av pågående utställning. Du fungerar även som en viktig länk mellan planering, produktion och medarbetarna som arbetar i yttre tjänst, vilket innebär att du säkerställer att kommunikationen mellan dessa olika delar flyter på utan hinder. En annan viktig del av arbetet är att ge chefsstöd, både inom HR-system och ekonomisystem.

• Ansvar för den dagliga driften av bemanning av värdar i utställningshallen och samordning av deras arbete i dialog med enhetschef, projektledare och den pedagogiska verksamheten.
• Översyn och underhåll av pågående utställning.
• Vara en viktig länk mellan planering, produktion och medarbetare i yttre tjänst för att säkerställa smidig kommunikation.
• Ge chefsstöd inom HR-system och ekonomisystem.
• Administration kring registrering, arkivering och diarieföring samt besvara mejl till Malmö Konsthalls inkorg.
• Hantera praktiska uppgifter som beställningar, inköp, ordning, samordning av leveranser och städning samt ta emot gäster och besök.
• Bidra med underhåll och städning av konstföremål i utställningshallen.
• Vid behov arbeta som värd samt delta i projekt inom konsthallen och viss kvälls- och helgverksamhet vid enstaka tillfällen.

• Erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom kultursektorn eller liknande verksamhet.
• Relevant utbildning och arbetslivserfarenhet inom administration, med fokus på schemaläggning, HR-administration och arkivering.
• Gymnasieutbildning med inriktning på administration eller motsvarande.
• Tidigare erfarenhet av schemaläggningsarbete.
• Erfarenhet av arbete på konstverksamhet/institution.
• Meriterande: god vana av Office-programmen och andra relevanta IT-system och verktyg.
• Meriterande: goda kunskaper i digitala verktyg relaterade till HR, ekonomi och diarieföring.
• Personliga egenskaper: serviceinriktad, problemlösande, strukturerad och bra på att planera.